Una cosa es registrar Bases de Datos y otra cumplir con la Ley 1581 de 2012

No hay duda alguna que la Privacidad ha logrado posicionarse, en los últimos años, en los primeros escaños de los intereses corporativos. Es por ello que hoy se conoce como el derecho fundamental del Siglo XXI. Colombia, no ha sido ajena a este reconocimiento, y pese a que tardamos en desarrollar normativamente estos aspectos, hoy tenemos un marco robusto que propende por el respeto de la intimidad y su evolución en el derecho de protección de datos moderno.

A partir de la expedición de la Ley de Habeas Data y sus normas reglamentarias, se ha puesto en marcha todo un macrosistema que involucra a las empresas, personas, entidades públicas y organizaciones en los que el intercambio de información personal es una constante y donde se demanda la gestión proactiva, el desarrollo de complejos mecanismos y estrictas condiciones en el manejo de información por parte de los involucrados y por ende el respeto de los derechos de los titulares de datos. En particular, la Ley 1581 de 2012 Estatutaria de la Protección de Datos Personales, los decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 – Hoy incorporados en el D.U 1074 de 2015, las circulares 02 de 2015 y 01 de 2016 de la SIC y el Documento: Guía de implementación del principio de responsabilidad demostrada, componen el marco normativo de obligatorio cumplimiento en Colombia para trabajar con datos personales.

Es en este contexto en el que surge la obligación de registrar las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, la cual hace parte de un entramado de requerimientos para las empresas, que básicamente deben demostrar que manejan bien la información propia y de terceros. El Registro Nacional de Bases de Datos, fue desarrollado por el Art. 25 de la Ley y se encuentra en funcionamiento desde el 09 de Noviembre de 2015, (a pesar que el plazo para cumplir con esta obligación ha sido ampliado en dos ocasiones con el fin de que las empresas logren comprender su gestión frente a la información). No obstante lo anterior, subsisten inquietudes generalizadas sobre el RNBD y más aún, muchas empresas desconocen su responsabilidad en este aspecto o peor, no le han dado la importancia que merece.

Es así que para el próximo 31 de Enero de 2018, las Personas Jurídicas inscritas en Cámaras de Comercio y las Sociedades de Economía Mixta, deberán reportar ante la SIC que tipo de información manejan y cuáles son las medidas que han adoptado para trabajar con seguridad, confidencialidad e integridad sobre los datos. Ahora bien, es importante RECALCAR que registrar las Bases de Datos no significa per se que se cumpla con la Ley. Muchas empresas desconocen que más allá del reporte, lo que en últimas se requiere, es que se proteja la información. Tal vez por ello, muchas organizaciones aún no han dado pasos frente al Registro y otras tantas lo han realizado como un simple trámite, lo que a la postre puede ser perjudicial. Por lo anterior, es sumamente peligroso que se confunda Registrar las bases de datos con la obligación de implementar la Ley 1581 de 2012 en las organizaciones. Otro aspecto de total RELEVANCIA son los tiempos para el desarrollo de un Programa Integral de Gestión en materia de datos personales, es hacia este norte el que deben dirigirse las compañías y ello requiere de la inversión de un tiempo y esfuerzo considerable.

Por esta razón como Firma experta en Protección de Datos, Seguridad de la Información y Derecho Informático, continuaremos ejecutando diversas iniciativas tendientes a trabajar ambos requerimientos, informando a las organizaciones sus deberes frente al Registro sin perder de vista el resto de obligaciones en la materia. Si desea conocer nuestros servicios o requiere de atención personalizada no dude en contactarnos. www.marrugorivera.com